Wie funktioniert die Ticketabrechnung?

Friederike Hacke
Erstellt am: 01.08.2014 - Letzte Änderung am: 06.10.2016
 

weclapp bietet Ihnen die Möglichkeit, Zeiten zu Ihren Tickets zu erfassen (Buchungsberichte) und diese dem Kunden zu berechnen. Alternativ können Sie Buchungen nachträglich (zur Nachverfolgung) einer bereits erstellten Rechung zuweisen (nur verknüpft, keine abrechenbare Position).

 

Vorraussetzungen

Um Tickets in weclapp abrechnen zu können, benötigen Sie neben Ihrer Helpdesk-Lizenz mindestens das weclapp Paket "ERP Dienstleister" oder die seperat erhältliche "Auftragsverwaltung" (zwecks Preise wenden Sie sich bitte an unser Support-/Vertriebsteam).

Des weiteren muss der Kunde im weclapp CRM angelegt sein und im Ticket als "Auftragsgeber" (unter "Kunde") eingetragen sein.

Damit das System die Stundensätze anhand der gebuchten Zeiten berechnen kann, müssen Sie diese an/bei Ihren Mitarbeitern hinterlegen, gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  1. Loggen Sie sich in weclapp ein
  2. Gehen Sie zu „MEIN WECLAPP“, „Benutzerverwaltung“  und rufen Sie über die Einstellungen für den entsprechenden „Benutzer“ auf
  3. Hinterlegen Sie nun den Mitarbeiterstundensatz (in Ihrer Hauswährung) unter dem Feld "Stundensatz"

 

Zeiten zu einem Ticket buchen

Um Ihre Zeiten in einem Ticket zu buchen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Loggen Sie sich in weclapp ein
  2. Gehen Sie zu „HELPDESK“, „Ticketübersicht“  und öffnen Sie das entsprechende Ticket oder legen ein neues Ticket an
  3. Wählen Sie im Ticket im Abschnitt "Übersicht" unter "Kunde" Ihren Kunden (Auftragsgeber) aus
  4. Um nun Ihre Zeiten zu erfassen, gehen Sie im Ticket auf (Alternativ können Sie die Zeit live über die Stoppuhr erfassen)
  5. Tragen Sie Ihre "Beschreibung" (Tätigkeiten) zu der gebuchten Zeit ein und die "Dauer" (in Minuten) ein


    Hinweis: Sie können beliebig viele Zeiten zu einem Ticket erfassen

 

Buchungsberichte (Zeiten) zu einem Ticket abrechnen

Um nun Ihre gebuchten Zeiten aus dem Ticket dem Kunden in Rechnung zustellen, gehen Sie bitte wir folgt vor:

  1. Loggen Sie sich in weclapp ein
  2. Gehen Sie zu „HELPDESK“ und „Buchungsberichte“
  3. Markieren Sie nun in der Übersicht über die Checkbox () den/die entsprechenden Buchungsbericht/e (immer nur für einen Kunden gleichzeitig)
  4. Wählen Sie nun über "Rechnung erstellen"
  5. Sie können nun entscheiden, in welchem Format Sie die gebuchten Zeiten abrechnen/auf der Rechnung darstellen wollen:
    - Keine Gruppierung
    - Eine Position
    - Nach Datum
    - Nach Person
    - Nach Aufgabe
  6. Sie gelangen nun in die Rechnungsmaske. Hier können Sie sowohl den Preis anpassen, als auch noch weitere Artikel hinzufügen.
  7. Weiterhin können Sie auch die Buchungsberichte mit einem neuen Artikel verknüpfen, ohne dass die Buchungsberichte gelöscht werden. Dies hat den Vorteil, dass der Artikel kundenspezifische Preise enthalten kann (und nicht den am Benutzer hinterlegten Standard-Stundensatz)
  8. Um nun den Artikelpreis angezeigt zu bekommen, müssen Sie einmal auf das "Schloss-Icon (= bearbeiten) in der Spalte "Betrag" klicken. Jetzt wird der Stundensatz des Bearbeiters durch den hinterlegten bzw. kundenspezifischen Artikelpreis ersetzt. Selbstverständlich bleibt die Auflistung der Buchungsberichte im Beschreibungsfeld bestehen.

 

 
 

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